为正确使用固定资产管理系统，行之有效地开展这项工作，并达到规范操作的要求，针对性地编写此使用指南，供各单位资产管理员日常操作查询使用。
一、系统登录
此套资产管理系统是基于校园网的网络版操作软件，首先必须在电脑终端上安装此系统， 并且连接到服务器上，才能进行正常的固定资产管理的网上操作。开机后在桌面上会发现固定资产管理系统的快捷方式，用鼠标双击后可进入管理系统， 进入后会看到登录界面，在用户名对话框中输入用户名（即编号），在密码框输入密码，即可进入管理系统操作界面。在日常管理中，共有三种操作：固定资产的增加、固定资产的变动、固定资产的处置。
二、固定资产的增加
系统对学校的每一件固定资产，统一编号进行管理。
在软件的操作界面上最上方是菜单栏，依次是“资产管理”、“审核”、“查询”、“帐表管理”、“图形分析”、“资产清查”、“系统设置”、“辅助功能”、“帮助”，点击“资产管理”菜单下的“固定资产增加”菜单项，如果当前年份的数据没有进行记账，出现输入录入数据年份的窗口，作为新添加资产流水号的年份。确定后进入固定资产增加管理窗口，窗口的左侧为单位和教育部十六大类的列表，右侧为验收单和卡片的信息所显示区域。
固定资产增加的操作程序为先在左侧的管理单位列表选择单位，然后点击资产类别列表选择新增加的资产的明细，这时在右侧会出现新增加的资产的验收单，通过双击或点击上方的“切换窗口”快捷按钮，可以转换到填写验收单的详细内容窗口，在这里可以进行新增加的资产的详细信息的录入。在填写完验收单后，点击上方“建卡”快捷按钮，对资产卡片信息进行补充，再点击“提交”按钮，提交国资 处审核。
验收单的填写的主要信息项有：
（一）资产分类：必须按照国家教育部编写的《高校固定资产分类及编码》 进行分类。
（二）资产名称：按照资产的标准名称填写，名称超过10个字的可采用简称 ；外文名称栏，进口的仪器设备应将外文名称译成中文名称后填写。
（三）资产编号：是由系统自动形成的某一资产的唯一编号，不能有重复编号。本信息属于关键信息项，向教育部传送，不能为空项。编号的前四位是年份，后六位是流水号。
（四）型号：是识别和确定资产品种的基本标识。按照资产自身的厂家标牌或产品说明书上的内容填写，如果两者皆无，应用“*”号代替。
（五）规格：以厂家标牌列示的数据为准，无法填写的应用“*”号代替，不能为空项。
（六）单价：表示某一资产（包括所属附件）的总金额，以元为单位，保留2位小数，进口购置的资产，则按当日汇率折算成人民币价格。
（七）国别--地区码：指资产的具体生产国，采用国际标准GB2659——86的规定代码。
（八）厂家：按照厂家标牌或说明书填写，进口产品可以填写英文名或译名。
确实无法知道生产厂家的可以填“无”。
（九）出厂编号：产品机身号或制造号，查不到出厂号可用“*”号代替，也可以为空。
（十）出厂日期：按厂家标牌或合格证上的日期填写，如查不到出厂日期则以购置日期为准，不能为空项。
（十一）购置日期：按照发票登记的日期填写，购置日期必须小于或等于出厂日期。
（十二）调入日期：由部门内部之间调整、或由外部调入资产办理交接的日期。
（十三）资产现状：表示该项资产当前的状态。国家教育部规定该有9种选项，即： 1.在用；2.多余；3.待修；4.待报废；8.降档；9.其它；A.调入；B.转入；C.转出；D.退库。
（十四）经费科目：是指购置资产的资金来源。即:1.教育事业费；2.科研专项及基金；3.基建设备费；4.自筹经费；5.世界银行贷款；6.捐赠；9.其它。
（十六）使用方向：是指某一资产的使用性质。教育部规定了8种选项：
1.教学；2.科研；3.行政；4.生活与后勤； 5.生产； 6.技术开发；7.社会服务；8.其它。
（十七）使用状况：1.在用；2.未使用；3.不需用； 4.不能使用。
（十八）使用单位：是指对资产具有使用、管理权的基层单位，如院、系、科室。
（十九）使用人： 是指目前使用或管理资产的某位责任人。
（二十）资产变动：10.未变;11.调进;12.调出;13.转入；14.转出；15.注销。
（二十一）资产来源：1.外购；2.自制；3.调入；4.捐赠；7.盘盈；9.其他。
（二十二）资产处置： 0.出售； 5.报损； 6.报废； 7.无偿调拨。
（二十三）运输工具： 1.领导用车； 2.公务用车； 3.专业用车；4.生活用车； 5.接待用车； 6.其他用车。
需要注意的问题是：
1、提交国资处审核后，如审核通过，则在新增资产验收单前面显示审核通过的标志，如未通过，则显示未通过的标志，这时资产管理员应重新检查验收单有没有错，查看未通过的原因，修改后重新提交，直到通过。
2、国资处审核通过的资产，如还未通过财务审核，这时想做修改，可以点击验收单前面的提交标志，撤销提交，待修改后重新提交。已通过财务审核的资产，不能撤销提交做修改。如果想修改只能通过资产变动流程进行变动。
3、如果有同类资产同时添加，在填写完一件资产的验收单后，可以点击“复制”按钮（可输入复制的件数），快速添加，再对验收单做简单的修改后提交，提高输入的速度。
4、提交完成后，点击“存盘”按钮，退出录入窗口。如果想查看添加资产有没有通过归口审核，必须重新进入资产添加窗口，查看提交的资产是否通过国资办审核和财务审核。
三、固定资产的变动
固定资产变动管理的范围包括使用单位、使用人、使用方向、现状（除调拨、丢失、报废之外）、存放地点、附件的变动。
固定资产变动管理的流程是先选择单位，再选择需变动的资产，可一次选择一条或多条然后点击“固定资产变动”按钮。如果你选择的记录已经被变动且没有审核通过，系统会提示你不能再进行变动，否则将会在下面的数据窗口中添加一条新的变动报告单内容。设置完变动项目并输入原因后，按下“确定”按钮，系统将会进行变动操作，但变动情况只是记录在了变动表中，而主件表、附件表并不发生变化，直到被审核通过。
需要注意的是：引起价值变化的变动事项要提交到国资处、财务部门审核，一般的资产变动只需提交到国资处审核。变动报告单如果没有通过财务审核，可以删除，通过财务审核以后，就不能被删除。
四、固定资产的处置
固定资产的处置管理是指一件资产失去基本功效，将其从资产账目中删除所履行的最后一道手续。其操作包括现状的调拨、丢失、报废及出售等四种处置方式。
首先选择要进行处置的固定资产的主件或附件，可一次选择一条或多条，点击被选择数据的“变动框”，选中该项，然后按下工具栏上的“固定资产处置”按钮。如果你选择的记录已经被处置且没有审核通过，系统会提示你不能再进行变动，否则将会在下面的数据窗口中添加一条新的处置报告单内容。处置报告单在没有通过财务审核的情况下，可以删除。
在“处置编辑”窗口中列出了四种处置方式，数据窗口下面是一个文本编辑框，用于输入变动原因说明。所要进行变动的主件如果存在附件，则附件同时被处置。设置完处置项目并输入原因后，按下“确定”按钮，系统将会进行处置操作，但处置情况只是记录在了变动表中，而主件表、附件表不发生变化，直到被审核通过。所有的资产处置都需要经过国资办、财务部门审核。
五、固定资产增加、变动、处置的流程
增加：
1、购置固定资产后到本部门资产管理员处进行系统网上登记；
2、网上提交后由国资处审核，审核通过打印验收单、条形码；
3、然后持验收单、购置发票签字后到财务部门报销。
变动：
1、资产管理员可以进行网上资产变动（使用单位、使用人、地点等）；
2、由资产管理员打印资产变动备案表，接收双方签字后递交国资处；
3、只是地点变动的资产，资产管理员修改提交后系统自动认可 ；
4、签字后的变动备案表由国资办备案一份，部门资产管理员一份。
处置：
1、由资产管理员提交资产处置报告（报废、报损、变价处理、捐赠等）；
2、处置报告经部门负责人签字后递交国资处；
3、国资处将处置报告汇总后报送院领导审批；
4、国资处将批复报告会同纪委、财务、审计、总务等部门办理资产处置。
六、系统的维护
为保障系统的正常运行，资产管理员应对系统登录密码妥善保护，既不要遗失或遗忘，更不要被他人获知，并要定期更换，禁止非资产管理人员登录系统。同时资产管理员应严格遵守《泰山医学院国有资产管理规定》，在权限规定范围内进行操作，禁止违规侵入系统数据库，禁止随意进行资产的添加、变动、处置，维护好资产管理系统，使其良好运行。