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资产管理系统使用指南
时间:2015-07-10 15:45:51 来源:点击数: 字体大小:

为正确使用固定资产管理系统,行之有效地开展这项工作,并达到规范操作的要求,针对性地编写此使用指南,供各单位资产管理员日常操作查询使用。
一、系统登录
此套资产管理系统是基于校园网的网络版操作软件,首先必须在电脑终端上安装此系统, 并且连接到服务器上,才能进行正常的固定资产管理的网上操作。开机后在桌面上会发现固定资产管理系统的快捷方式,用鼠标双击后可进入管理系统, 进入后会看到登录界面,在用户名对话框中输入用户名(即编号),在密码框输入密码,即可进入管理系统操作界面。在日常管理中,共有三种操作:固定资产的增加、固定资产的变动、固定资产的处置。
二、固定资产的增加
系统对学校的每一件固定资产,统一编号进行管理。
在软件的操作界面上最上方是菜单栏,依次是“资产管理”、“审核”、“查询”、“帐表管理”、“图形分析”、“资产清查”、“系统设置”、“辅助功能”、“帮助”,点击“资产管理”菜单下的“固定资产增加”菜单项,如果当前年份的数据没有进行记账,出现输入录入数据年份的窗口,作为新添加资产流水号的年份。确定后进入固定资产增加管理窗口,窗口的左侧为单位和教育部十六大类的列表,右侧为验收单和卡片的信息所显示区域。
固定资产增加的操作程序为先在左侧的管理单位列表选择单位,然后点击资产类别列表选择新增加的资产的明细,这时在右侧会出现新增加的资产的验收单,通过双击或点击上方的“切换窗口”快捷按钮,可以转换到填写验收单的详细内容窗口,在这里可以进行新增加的资产的详细信息的录入。在填写完验收单后,点击上方“建卡”快捷按钮,对资产卡片信息进行补充,再点击“提交”按钮,提交国资 处审核。
验收单的填写的主要信息项有:
(一)资产分类:必须按照国家教育部编写的《高校固定资产分类及编码》 进行分类。
(二)资产名称:按照资产的标准名称填写,名称超过10个字的可采用简称 ;外文名称栏,进口的仪器设备应将外文名称译成中文名称后填写。
(三)资产编号:是由系统自动形成的某一资产的唯一编号,不能有重复编号。本信息属于关键信息项,向教育部传送,不能为空项。编号的前四位是年份,后六位是流水号。
(四)型号:是识别和确定资产品种的基本标识。按照资产自身的厂家标牌或产品说明书上的内容填写,如果两者皆无,应用“*”号代替。
(五)规格:以厂家标牌列示的数据为准,无法填写的应用“*”号代替,不能为空项。
(六)单价:表示某一资产(包括所属附件)的总金额,以元为单位,保留2位小数,进口购置的资产,则按当日汇率折算成人民币价格。
(七)国别--地区码:指资产的具体生产国,采用国际标准GB2659——86的规定代码。
(八)厂家:按照厂家标牌或说明书填写,进口产品可以填写英文名或译名。
确实无法知道生产厂家的可以填“无”。
(九)出厂编号:产品机身号或制造号,查不到出厂号可用“*”号代替,也可以为空。
(十)出厂日期:按厂家标牌或合格证上的日期填写,如查不到出厂日期则以购置日期为准,不能为空项。
(十一)购置日期:按照发票登记的日期填写,购置日期必须小于或等于出厂日期。
(十二)调入日期:由部门内部之间调整、或由外部调入资产办理交接的日期。
(十三)资产现状:表示该项资产当前的状态。国家教育部规定该有9种选项,即: 1.在用;2.多余;3.待修;4.待报废;8.降档;9.其它;A.调入;B.转入;C.转出;D.退库。
(十四)经费科目:是指购置资产的资金来源。即:1.教育事业费;2.科研专项及基金;3.基建设备费;4.自筹经费;5.世界银行贷款;6.捐赠;9.其它。
(十六)使用方向:是指某一资产的使用性质。教育部规定了8种选项:
1.教学;2.科研;3.行政;4.生活与后勤; 5.生产; 6.技术开发;7.社会服务;8.其它。
(十七)使用状况:1.在用;2.未使用;3.不需用; 4.不能使用。
(十八)使用单位:是指对资产具有使用、管理权的基层单位,如院、系、科室。
(十九)使用人: 是指目前使用或管理资产的某位责任人。
(二十)资产变动:10.未变;11.调进;12.调出;13.转入;14.转出;15.注销。
(二十一)资产来源:1.外购;2.自制;3.调入;4.捐赠;7.盘盈;9.其他。
(二十二)资产处置: 0.出售; 5.报损; 6.报废; 7.无偿调拨。
(二十三)运输工具: 1.领导用车; 2.公务用车; 3.专业用车;4.生活用车; 5.接待用车; 6.其他用车。
需要注意的问题是:
1、提交国资处审核后,如审核通过,则在新增资产验收单前面显示审核通过的标志,如未通过,则显示未通过的标志,这时资产管理员应重新检查验收单有没有错,查看未通过的原因,修改后重新提交,直到通过。
2、国资处审核通过的资产,如还未通过财务审核,这时想做修改,可以点击验收单前面的提交标志,撤销提交,待修改后重新提交。已通过财务审核的资产,不能撤销提交做修改。如果想修改只能通过资产变动流程进行变动。
3、如果有同类资产同时添加,在填写完一件资产的验收单后,可以点击“复制”按钮(可输入复制的件数),快速添加,再对验收单做简单的修改后提交,提高输入的速度。
4、提交完成后,点击“存盘”按钮,退出录入窗口。如果想查看添加资产有没有通过归口审核,必须重新进入资产添加窗口,查看提交的资产是否通过国资办审核和财务审核。
三、固定资产的变动
固定资产变动管理的范围包括使用单位、使用人、使用方向、现状(除调拨、丢失、报废之外)、存放地点、附件的变动。
固定资产变动管理的流程是先选择单位,再选择需变动的资产,可一次选择一条或多条然后点击“固定资产变动”按钮。如果你选择的记录已经被变动且没有审核通过,系统会提示你不能再进行变动,否则将会在下面的数据窗口中添加一条新的变动报告单内容。设置完变动项目并输入原因后,按下“确定”按钮,系统将会进行变动操作,但变动情况只是记录在了变动表中,而主件表、附件表并不发生变化,直到被审核通过。
需要注意的是:引起价值变化的变动事项要提交到国资处、财务部门审核,一般的资产变动只需提交到国资处审核。变动报告单如果没有通过财务审核,可以删除,通过财务审核以后,就不能被删除。
四、固定资产的处置
固定资产的处置管理是指一件资产失去基本功效,将其从资产账目中删除所履行的最后一道手续。其操作包括现状的调拨、丢失、报废及出售等四种处置方式。
首先选择要进行处置的固定资产的主件或附件,可一次选择一条或多条,点击被选择数据的“变动框”,选中该项,然后按下工具栏上的“固定资产处置”按钮。如果你选择的记录已经被处置且没有审核通过,系统会提示你不能再进行变动,否则将会在下面的数据窗口中添加一条新的处置报告单内容。处置报告单在没有通过财务审核的情况下,可以删除。
在“处置编辑”窗口中列出了四种处置方式,数据窗口下面是一个文本编辑框,用于输入变动原因说明。所要进行变动的主件如果存在附件,则附件同时被处置。设置完处置项目并输入原因后,按下“确定”按钮,系统将会进行处置操作,但处置情况只是记录在了变动表中,而主件表、附件表不发生变化,直到被审核通过。所有的资产处置都需要经过国资办、财务部门审核。
五、固定资产增加、变动、处置的流程
增加:
1、购置固定资产后到本部门资产管理员处进行系统网上登记;
2、网上提交后由国资处审核,审核通过打印验收单、条形码;
3、然后持验收单、购置发票签字后到财务部门报销。
变动:
1、资产管理员可以进行网上资产变动(使用单位、使用人、地点等);
2、由资产管理员打印资产变动备案表,接收双方签字后递交国资处;
3、只是地点变动的资产,资产管理员修改提交后系统自动认可 ;
4、签字后的变动备案表由国资办备案一份,部门资产管理员一份。
处置:
1、由资产管理员提交资产处置报告(报废、报损、变价处理、捐赠等);
2、处置报告经部门负责人签字后递交国资处;
3、国资处将处置报告汇总后报送院领导审批;
4、国资处将批复报告会同纪委、财务、审计、总务等部门办理资产处置。
六、系统的维护
为保障系统的正常运行,资产管理员应对系统登录密码妥善保护,既不要遗失或遗忘,更不要被他人获知,并要定期更换,禁止非资产管理人员登录系统。同时资产管理员应严格遵守《泰山医学院国有资产管理规定》,在权限规定范围内进行操作,禁止违规侵入系统数据库,禁止随意进行资产的添加、变动、处置,维护好资产管理系统,使其良好运行。

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